KitaMatch – Software für die digitale Kita- und Schulplatzvergabe

UNTERSTÜTZT DURCH NOBELPREIS-PRÄMIERTE UND PRAXISBEWÄHRTE ALGORITHMEN

KitaMatch ist eine SaaS-Software für die faire, digitale Kitaplatzvergabe in Kommunen. Sie gleicht Elternwünsche und einrichtungsspezifische Vergabekriterien regelbasiert ab.

Entlastet Jugendämter & Kitas

Berücksichtigt Wünsche der Eltern

Beschleunigt den Vergabeprozess

Darum KitaMatch

So läuft die Vergabe ab

FAQ

DARUM IST KITAMATCH IDEAL FÜR KOMMUNEN

KitaMatch – Die Lösung für komplexe Kitaplatzvergaben

Begrenzte Platzangebote. Gesetzlicher Rechtsanspruch
auf Betreuung. Elternwünsche. Einrichtungsspezifische
Vergabekriterien. Fachkräftemangel.

Wo Plätze manuell und über Excel-Listen koordiniert werden, entstehen Doppelbelegungen, hoher Abstimmungsaufwand und lange Wartezeiten.

KitaMatch als Software für die faire Kitaplatzvergabe ist konsequent auf diese komplexen Rahmenbedingungen ausgerichtet und setzt genau dort an, wo herkömmliche Vergabeprozesse an ihre Grenzen stoßen.

Regelbasiert &
fundiert

KitaMatch macht erstmals das bewährte Gale-Shapley-Verfahren, welches auf dem nobelpreis-prämierten “deferred acceptance” Algorithmus basiert, für die speziellen Anforderungen der Kitaplatzvergabe in Deutschland nutzbar.

Rechtssicher & nachvollziehbar

Jedes Platzangebot ist dokumentiert, nachvollziehbar und begründbar. Abgelehnte Kinder werden nach den festgelegten Kriterien niedriger priorisiert als zugeteilte Kinder.

Effizient &
zeitsparend

Die eigentliche Platzvergabe erfolgt gebündelt und effizient. Das Matching kann innerhalb einer Woche abgeschlossen werden.

Fair & stabil

Die Platzvergabe folgt klar definierten Kriterien und berücksichtigt Elternwünsche. Eltern erhalten ihr bestmögliches Platzangebot, wenn sie ihre Wünsche wahrheitsgemäß angeben.

Flexibel & autonom

Kitas und Träger behalten ihre Autonomie. Aufnahmekriterien und Gewichtungen können kommunal einheitlich oder einrichtungsspezifisch definiert werden. Die endgültige Vergabeentscheidung bleibt bei der Kita – der Algorithmus setzt die festgelegten Kriterien lediglich koordiniert um.

Praxiserprobt & umsetzbar

KitaMatch wurde gemeinsam mit Kommunen, Trägern, Kitas und Eltern entwickelt. Die Lösung ist konsequent auf reale Verwaltungsprozesse zugeschnitten.

„Die Software greift auf Algorithmen zurück, also auf formal festgelegte Vorgehensweisen. Das hilft uns, die zur Verfügung stehenden Plätze unter Berücksichtigung der Vergabekriterien und der Bedarfe der Familien so fair, schnell und transparent wie möglich zu verteilen.“

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Bestehende Plätze sinnvoll vergeben

SO LÄUFT DIE KITAPLATZVERGABE MIT KITAMATCH AB

Betreuungsbedarf erfassen
Bis zum Stichtag tragen Eltern ihre Wunscheinrichtungen (geordnet nach ihren Präferenzen) wie gewohnt in die bestehende Vormerksoftware ein.

Daten übertragen
Die Anmeldedaten werden aus der von der Kommune verwendeten Vormerksoftware exportiert und in Kita- Match importiert.

Betreuungskapazitäten hinterlegen
Kitas erhalten Zugang zu KitaMatch (E-Mail, Passwort) und tragen ihre verfügbaren Kapazitäten ein.

Matching durchführen
Während der Matchingwoche werden virtuell Angebote erstellt. Eine automatisierte Rückmeldung – also Halten bzw. Ablehnung der Angebote – erfolgt auf Basis der hinterlegten Elternwünsche, ohne dass Eltern direkt in den Matchingprozess involviert sind.

Zuteilungen einsehen
Das Jugendamt (bzw. der Administrator) erhält eine Liste aller zugeteilten und nicht zugeteilten Kinder. Kitas können nur ihre eigenen angenommenen und abgelehnten Platzangebote einsehen.

Plätze vergeben
Kitas versenden die offiziellen Angebote. Eltern erhalten entweder ein Angebot – und zwar das bestmögliche gemäß den festgelegten Kriterien und ihren Präferenzen – oder eine Absage.

Diese Kommunen nutzen KitaMatch als Vergabesoftware bereits

DSGVO-konform

Webbasierte Plattform

Inhouse-Service & -Support

„Wir haben KitaMatch nicht entwickelt, um ein theoretisch perfektes Verfahren zu bauen, sondern um Kommunen im Alltag messbar zu entlasten. Jede Entscheidung ist fair, erklärbar und folgt klaren Kriterien.“

FAQ – KITA VERGABESOFTWARE

Häufig gestellte Fragen zu KitaMatch

Bleibt die Entscheidungshoheit beim Jugendamt?

Ja. KitaMatch ist ein Entscheidungsunterstützungssystem. Die Kommune legt die Kriterien fest und behält jederzeit die Kontrolle über Prozess und Entscheidungen.

Verlieren Kitas ihre Autonomie bei der Platzvergabe?

Nein. Die Vergabe über KitaMatch wahrt die Trägerautonomie und erlaubt Flexibilität, z.B. bei der Geschlechts- oder Altersstruktur der Gruppen.

Müssen Kitas während des Matchings mit Eltern kommunizieren?

Nein. Das Halten und Ablehnen von Angeboten läuft automatisiert im Hintergrund auf Basis der angegebenen Elternwünsche. Eltern werden erst nach Abschluss des Matchings offiziell kontaktiert.

Wie viele Wunscheinrichtungen sollten Eltern angeben?

Die Anzahl ist nicht begrenzt. Eltern sollten alle gewünschten Kitas in der Reihenfolge ihrer Präferenzen angeben. Je mehr Kitas zur Auswahl stehen, desto mehr Platzangebote können geprüft werden und desto höher ist die Chance auf ein Angebot. Strategische Angaben i.S.v. Taktieren bringen keinen Vorteil. Alle Eltern haben die gleichen Chancen.

Können wir unsere städtischen Vergabekriterien individuell abbilden?

Ja. KitaMatch ermöglicht es Kommunen, eigene Vergabekriterien und Gewichtungen festzulegen. Diese können kommunal einheitlich definiert oder einrichtungsspezifisch ausgestaltet werden.

Können Kindertagespflegen in KitaMatch eingebunden werden?

Ja. Die KitaMatch-Software ist nicht nur für die Vergabe von Betreuungsplätzen in Kindertageseinrichtungen geeignet, sondern auch in der Kindertagespflege.

Können Kinder mit Wechselwünschen einbezogen werden?

Ja, es ist möglich, dass Wechselwünsche für Kinder geprüft werden und dass das Kind ansonsten in seiner ursprünglichen Kita verbleiben kann.

Ist KitaMatch auch bei einem Platzüberschuss noch sinnvoll?

Ja. KitaMatch sorgt auch bei freien Kapazitäten für Effizienz, Transparenz und Fairness.

Die Vergabe bleibt klar strukturiert, die Auslastung wird sichtbar gesteuert und Entscheidungen sind für alle Beteiligten nachvollziehbar. Zudem können alle verfügbaren Plätze sinnvoll vergeben und unnötige Fehlbelegungen vermieden werden, da Eltern jeweils das für sie bestmögliche Angebot erhalten.

Ist KitaMatch eine Open-Source-Lösung?

Nein. KitaMatch ist eine SaaS-Software, die als webbasierte Plattform bereitgestellt wird. Kommunen und Träger nutzen die Software als Service, ohne sie selbst installieren oder betreiben zu müssen.

Nutzt KitaMatch Künstliche Intelligenz?

Nein. KitaMatch nutzt keine Künstliche Intelligenz, sondern ein regelbasiertes, mathematisches Matching-Verfahren. Die Zuteilung erfolgt anhand der festgelegten Vergabekriterien und Präferenzen – nachvollziehbar und ohne KI-basierte Entscheidungen.

Was kostet KitaMatch?

Die Kosten für KitaMatch richten sich nach der Größe der Kommune und dem gewünschten Leistungsumfang. Kommunen erhalten ein individuelles Angebot.

Für welche Ausgangslage eignet sich KitaMatch?

KitaMatch eignet sich für Kommunen, die die Zuteilung von Kitaplätzen koordinieren und automatisieren möchten – insbesondere bei vielen Anmeldungen, mehreren Einrichtungen, unterschiedlichen Vergabekriterien und mehreren Wünschen pro Kind. Die Anmeldung kann dabei weiterhin über bestehende Systeme erfolgen.

Software für die Kitaplatzvergabe: der Algorithmus hinter KitaMatch

Anders als klassische Verwaltungslösungen bildet KitaMatch die Platzvergabe nicht nur digital ab, sondern übernimmt sie regelbasiert. Grundlage ist das Gale-Shapley-Verfahren, ein nobelpreisgekröntes Matching-Verfahren aus der Marktdesign-Forschung. Die Software gleicht dabei die Präferenzen der Eltern mit den Vergabekriterien der Einrichtungen ab und ordnet in mehreren virtuellen Runden Kinder und Plätze einander zu.

Das Ergebnis ist eine stabile Zuteilung: Es gibt am Ende kein Kind und keine Einrichtung, die sich durch einen nachträglichen Tausch beide besserstellen würden. Für Familien bedeutet das, dass es sich lohnt, die Wunschkitas in der tatsächlichen Reihenfolge anzugeben – taktische Angaben bringen keinen Vorteil. Für Kommunen entsteht eine Vergabe, die fair, nachvollziehbar und rechtssicher dokumentiert ist. Als spezialisierte Software für die Kitaplatzvergabe schließt KitaMatch damit die Lücke, die reine Vormerk- oder Verwaltungssoftware offenlässt.

Spezialisierte Vergabesoftware statt reiner Verwaltungslösung

Viele digitale Lösungen im Kita-Bereich sind Verwaltungs- oder Vormerksoftware. Sie digitalisieren Anmeldung und Verwaltung, überlassen die eigentliche Platzverteilung aber weiterhin der manuellen Abstimmung zwischen Einrichtungen und Familien. Hier unterscheidet sich KitaMatch grundlegend: Als spezialisierte Software für die Kitaplatzvergabe koordiniert sie die Zuteilung selbst, orientiert an den Kriterien, die jede Kommune vorab definiert. Das Ergebnis ist eine stabile, dokumentierte Vergabe – die abschließende Platzentscheidung liegt dabei weiterhin beim Träger.